1人社長の強い味方！藤山が利用するITツールを紹介 -バックオフィス編-

こんにちは、InnOpeの藤山祥紀です。

前回「日常利用編」に引き続き、お客様のデジタル化を事業としている藤山自身が利用しているITツールを紹介します！
今回は経理・人事・法務などの「バックオフィス編」です！

利用ITツール紹介 -バックオフィス編-

今回も、各ITツールの機能の詳細などは、様々な方が多くのメディアで紹介していますのでそちらに譲り、私は概要と注意点を簡単に記載します。

freee会計

できること

経理業務・会計業務の自動化が可能です。これがないと経理業務が回らない、そのくらい必要不可欠です。

• 銀行口座やクレジットカードの明細をインターネットから自動取得し、自動で仕訳を作成
• 請求書を自動作成し、お客様にワンクリックで送信
• 試算表など各種レポートを確認し、経営状況をチェック

会社用の銀行口座と、クレジットカードを作成し、freee会計に連動することで、効率的に記帳が可能です。

ちなみに、私は、PayPay銀行と楽天銀行を銀行口座に利用しています。
銀行口座はこれらがオススメです。

• ネットバンキングが無料・振込手数料が割安
• ネットバンキングの操作がしやすい
• Pay-easyで税金・社会保険料の納付が可能など、機能が豊富

※楽天銀行は、2022年2月24日以降、freeeへのAPI連携による自動連動がなくなり、不便になりました。今後、復活を望みます！

注意点

• 会計や税務の知識がないと、間違った会計処理をしてしまう

これが最も注意すべき点です。
会計知識のない人がfreee会計で自力で記帳を行うと、間違っていることに気づかずそのまま税務申告してしまうケースが多いと言われています。
そしてその場合、税務調査で追徴課税されるリスクもあります。

正しい会計処理で税務申告を行うためには、税理士のサポートを受けることが確実です。

freee人事労務

できること

人事労務系のITツールです。給与計算周りの様々なタスクをこれ1つで実施できるため、これも必要不可欠です。

• あらかじめ入力した役員・従業員の情報（扶養情報など）に基づいて給与計算を行い、結果をfreee会計の仕訳に自動登録できる
• 年末調整に必要な情報を入力・書類をアップロードし、年末調整の計算ができる
• 社会保険・労働保険・税務に必要な各種書類を出力することが可能

注意点

• 給与計算・社会保険・労働保険・税務に関する知識がないと、間違った処理をしまう

freee会計と同様の注意点です。
そのため、社会保険・労働保険は社会保険労務士、税務関係は税理士のサポートを受けながら利用することが確実です。

SmartHR

できること

人事労務系のITツールです。
社長1人のみの会社ではfreee人事労務のみで十分かもしれません。
しかし私は、SmartHRの画面デザインや使い勝手が非常に優れており、ユーザビリティが高いため、SmartHRも併用しています。

入退社手続、従業員情報管理、社会保険・労働保険手続ができます。

注意点

• 給与計算はできない
• 社会保険・労働保険・税務に関する知識がないと、間違った処理をしてしまう

1番目は長所の裏返しで、給与計算機能を搭載しない代わりに、他の部分で他社を圧倒する優れたユーザビリティを実現しています。

2番目はfreee会計・freee人事労務と同様の注意点です。
社会保険・労働保険は社会保険労務士、税務関係は税理士のサポートを受けながら利用することが確実です。

freeeマイナンバー管理

できること

事業を行なっていると、税務の届出などで取引先のマイナンバーを収集しなければならない場面が出てきます。
それを簡単かつ安全に収集できるITツールです。

• マイナンバーを収集するフォームをメールで取引先に送る
• 送られた相手はフォームの指示通りマイナンバーを入力し必要書類のアップロードを行うことでマイナンバーの提供が終了する
• これらをマイナンバー法に準拠して安全に行うことができる

マイナンバー法は複雑かつ規制が厳しいですが、「とりあえず相手にメールでフォームを送れば法律に準拠してマイナンバーの収集が完了する」というのは楽です。

クラウドサイン

できること

電子契約システムです。

• 契約書を電子で交付し、電子署名を付与することが可能
• 紙の印刷・印紙貼り・郵送・押印・回収・保管の手間をなくすことができる

特に、印紙が不要となることで、印紙の必要性の有無や金額を調べる手間がなくなることは地味に大きいと思っています。

注意点

• 有料プランは月額11,000円（税込）からと、他のITツールと比較し、高い

クラウドサインに限らず、国産の電子契約システムは基本的にこの位の料金であることが多いです。
小規模事業向けのプランができることを期待したいです。

freee会社設立

会社設立時に利用したITツールです。これも役に立ったので紹介します。

できること

前提として、会社を設立するためには、概ね以下の手続を実施し、必要書類を役所へ提出する必要があります。

1. 定款（＝会社の基本的なルール）の作成
2. （株式会社のみ）定款認証
3. 資本金・出資金の入金
4. 登記申請書の作成・申請に必要な資料の準備
5. 法務局へ登記書類を提出・登録免許税（＝手数料）の支払
6. 登記された内容の確認
7. 年金事務所へ社会保険の手続書類を提出
8. 労働基準監督署へ労働保険の手続書類を提出
9. 税務署・自治体へ税務の手続書類を提出

このように、やることが非常に多くて複雑ですが、freee会社設立はこれらの手続きを簡単に実施できるサポートしてくれます。

• 案内に従って必要事項を入力すると、
• 会社設立手続に必要なことをステップバイステップで教えてくれ、
• 必要資料を自動作成できる

「とりあえず画面の案内に沿って必要項目を埋めると、次にやるべきことが何かわかり、必要書類も自動作成してくれる」というのは楽です。

注意点

freee会社設立で作成される書類は、あらかじめ用意されたテンプレートに会社名などを入力しただけのものです。
会社の状況によってはこれ以外に書類や届出が必要な可能性や、書類の内容を変更しなければならない可能性もあります。
そのため、資格を有する士業にサポートを依頼した方が確実です。

• 定款→司法書士・行政書士
• 登記→司法書士
• 社会保険・労働保険→社会保険労務士
• 税務→税理士

ちなみに、当社自身は、出資者が1人の合同会社で極めてシンプルな形式であるにも関わらず、定款の記載内容で迷った箇所がありました。
思わぬところに落とし穴があるものです。

（番外編）マネーフォワード ME

プライベートのバックオフィス？？である家計管理では、マネーフォワード MEを利用しています。

freee会計と同様、銀行口座・証券口座・クレジットカードなどの明細をインターネットから自動取得し、自動的に家計簿をつけることができるため、便利です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

バックオフィスに関するITツールは、生産性が大きく向上する点で非常に便利です。

一方、バックオフィスの分野は法規制についての正しい理解がないと、誤ったアウトプットや書類や届出の漏れが生じ、思わぬ損害をもたらすリスクもあります。
正しいアウトプットを作成するために、各士業へのサポート依頼もご検討ください。